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目指す社内業務の効率化。

来週辺り、どこかで社内向け(一部社外の方も参加しますが)のIT講習会を開催する予定。
中小零細企業の方には比較的役立つ内容かなぁ、と考えられるので、一体どんなことをするのか、カンタンにまとめていきたいと思います。

効率化のための5つのツール

とりあえずうちで使っている主なツールは上記のもの。
では具体的にそれぞれのツールについて、ちょっと詳しく解説します。

Chatworkでメールを減らせ!

社内の連絡ツールといえばメールやSkypeなどがメジャーですが、一対多のやりとりやグループ化など、Skypeでは管理しにくいし、メールなんて既に過去の遺物だと思います。
時系列に並べるとスパムメールやメルマガ、MLの嵐でわけがわからない、スレッド表示にすると時系列が狂っている。。。
必要なメールを探すだけで無駄な時間を過ごしていますよね?
そこで登場、Chatworkです。

履歴がカンタンに追える、検索もスムーズ

メールの場合圧倒的に履歴を追うのが困難です。
社内だけのルールを作っていたとしても、かならずイレギュラーなものは出てきますし、外部の人が入った場合にはメールのルールなんて無視されてしまいます。
とくに表題に「◯◯です。」とだけ書いて一体なんのメールかわからないことや、何度もこまめに送ってくることなど。
Chatworkの場合、昔からあるチャットシステムの延長なので、できる事もシンプルです。

  • 時系列にそって書き込んでいく
  • チャットグループを設けて、プロジェクトによってチャットを分ける
  • カテゴリを作って、メンバーやグループチャットを見やすく分類する
  • ファイルを共有する

たったこれだけのことです。
さらにスマホ対応してくれたことで、いつでもどこでも確認できます。
検索は通常は串刺し検索ですが、チャットだけ、ユーザーだけでの確認もできますので、誰がどこで発言したのかもわかりやすくなっています。
さらに検索も速い!

タスクを管理!

一番大事なのはこのタスクの管理。
プロジェクトごとにメンバーへ「何時までに」「何をスべきか」タスクとして割り当てることができます。
いろんなツールであれこれ管理するよりも、ひとまずChatworkを見ることで今何をスべきかわかる、というのが大事です。
社内のスタッフだけではなく、社外へのスタッフへの指示も出しやすい。
未読のメッセージやタスクはその数が常に表示されているので、確認せざるを得ない、というあたりもツボをついています。

Skypeでグループ会議

Skypeを使うことで、外部スタッフとのミーティングもはるかにスムーズになります。
誰がどこにいても、みな同じ場所に集まっているようにミーティングができてしまいます。
有料のSkype Premiumではグループビデオ会議やグループ画面共有など、さらに高機能なものが用意されています。
電話を使うわけではないので、通話料を気にすることもなく、しっかりとしたミーティングが可能です。

Dropboxで「あ!忘れた!」を防ぐ!

USBメモリなどを忘れてしまってもDropboxがあれば心配ありません。
必要な書類は全て放り込んですべてのマシンで共有。
オフィスのデスクトップと出先で使うノート、外出時のスマホなど、どのデバイスでも最新の情報が確認できます。
必要な書類はお客様へリンクURLを送ることで、商談もスムーズに進めることに繋がりますよね。
営業ツールとしてカタログをお見せして、必要とあらばその場でファイルのリンクを送る。
このスピーディさが必要です!

Googleは味方!

とくにGoogle CalendarとDocsを重宝しています。
Gmailに関しては使ってはいるもののバックアップ程度なので。
Calendarですべてのスタッフとスケジュールを共有。
今日誰がどこにいて、何時帰社予定なのか確認できますよね。
Docsにいたっては、ウェブサイト構築でよくあるデバッグの指示/管理など書類をやり取りしていると、かならず発生する先祖返りを極力無くすことができます。
書類を共有し、同時にログインすることでどのデバッグが完了して、現在の進捗はどの程度なのか、わかりやすく出来ますし、書類の中にコメントを残していくことで、各フェーズの内容を詳細に確認していくことも可能です。
履歴も残せるので、勝手に消されても戻せますし、デバッグ管理ツールとしては最強なものかと思います。
他に修正指示なども書き込めるので、より具体的な指示をいちいちPhotoshopなど立ち上げることなく可能です。

Boxをつかってファイルを共有。

Dropboxなんかとかぶってしまいますが、こちらは外部ストレージとして活用すると考えてください。
宅ふぁいる便など、数多くのストレージサービスがありますが、何より使いやすい。
ブラウザへドラッグ&ドロップするだけのカンタンファイルアップロード。
共有のためのリンク取得もカンタンで、各ファイルに何をやってほしいのか、タスクを書き込むことまで可能だったりします。
しかもキャンペーン等でたまにストレージ容量50GBプレゼント、なんてこともやってますので、タイミングを見つけたらすぐ!って感じですね。
そしてゲストの方でもコラボレーションという機能で、自由にアップロードできます。
もちろん権限の変更ができるので、見るだけ、ということにも。
あっちこっちでファイル共有するよりも、よほどわかりやすくていいですよね?

そして全てを活用するには。

結局のとこChatoworkに必要なデータを一元化していくことになります。
ちょっとしたデータであればChatworkのフィアル共有でも十分ですが、あるい程度ボリュームが出てくる場合はBox.netを使って共有のアドレスだけリンクしておく、Skype通話の議事録をChatworkに残してみたり。
って、結局Chatwork便利すぎ、って話になってしまいますが、やはりこの辺りはうちのように小さい会社だから導入も楽だったわけで、大きな組織では社内の稟議を通すだけでも大変だろうなぁ、とは思います。

業務の効率化には。

こういったサービスはあれこれ使ってその場で終わらせるのではなく、どうやってそれらを有機的に繋いでいくかがポイントになってきます。
これ以外にもiPhoneユーザー向けにはiCloudがありますし、個人的な情報収集/管理ツールとしてはEvernoteなど。
有機的に繋ぎながらどこへ落とし込んでいくのか。
落とす場所は人によってそれぞれだと思いますが、Chatworkの導入により、随分と整理された感じはあります。
そしてスマホの活用。
スマートフォン、Phoneという名前が邪魔して電話、というイメージで捉えがちですが、超小型の超絶便利なパソコンです。
iPhoneだけで企画書も作れますし、プレゼンまでできます。

こういったデバイスの使い方も効率化には欠かせないものになっています。

こういったことを社内IT講習会で話します。

ここに書いたことほぼそのまま話すと思いますが、事前の予習としては十分ですかね?

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