SkypeとChatworkとGoogle Docs。
今までいろんなウェブサービスやツールを試してきましたが、SkypeとChatworkとGoogle Docsで、今の自分が必要とする環境を手軽に構築できる、ということで簡単にまとめました。
プロジェクトの管理はSkypeとChatworkとGoogle Docsで効率化。
Chatworkでメールを減らす！
現在案件の進捗管理や情報の共有などに一部Chatworkを導入しています。
メールの場合履歴を追いかけたりすることに苦痛を生じることが多々有り、サブジェクトなどで工夫するものの、なかなか思うとおりにはなりません。
ましてや、お客さんから送られてくるメールのタイトルは様々ですし、古いメールに返信されると、スレッド表示にしている場合は見つけるのに手間がかかる。。
さらに大量にやってくる迷惑メールや日に何件も何件もやり取りするメールの中でどうしても重要なメールが埋もれてしまうこともありますし、そもそもメールを開くという作業自体めんどくさい。
他に、メールは誤送信やウィルスの添付などなかなかリスクは多いものです。
Chatworkの場合、発言を時系列で追いかけられることと、プロジェクト単位でチャットを作ることができ、タスクの割り振りやファイルの共有など、一元化できてしまうのが便利です。
当然個人やグループ毎に発言の検索もできます。
万が一違うチャットで間違えて書き込んでも削除できるし、間違えた場合は編集できてしまう辺りも(・∀・)ｲｲ!!
チャットのグループに追加されていれば、毎回CCやBCCで送る手間も省けますし、直接関わっていない案件でも流れを追いやすく、引き継ぎなども随分と便利になります。
アイデアを書き込んでみたり、従来のメールではちょっと書きにくいようなことでも気軽に書き込めるのも良いことだと思います。
チャット毎にタスクの割り振りもできるので、誰が何時までに何をするのか、ということも管理しやすくなりますね。
スマートフォン向けには専用のアプリが出ているので、返信の際にBCCでやり取りすることがなくなるのもありがたい。
Chatworkだけでもある程度会議はできてしまうので、時間と場所の制約は随分と楽になりますね。
もちろんChatworkで全てが解決できるわけではありませんが、今までの苦労を十二分に補ってくれるサービスだと感じます。
Google Docsで履歴も含めたドキュメント管理！
サイトマップや進捗状況、修正箇所など、エクセルデータのやり取りは必ず情報のアップデートで問題が生じます。
古いファイルを送ったり、複数人で進捗や修正確認するときなど目も当てられない状況に陥ります。
そこで、Google Docsでのドキュメント管理。
Docsを共有することで、アップデートや履歴の管理も圧倒的にと楽になります。
なによりデータを一元化し、整理できるのでエクセルデータ地獄には陥りませんよね。
エクセルデータの共有ミスはデータそのものをメールでやり取りしてる以上はかならず起きます。
Skypeでどこでも手軽に音声会議！
そして、必要に応じてSkypeによるビデオもしくは音声会議。
議事録はそのままChatworkで書き込んで終了。
Skypeはログがハード側に保存されることや送られてきたファイルがどこにあるのか、あとになって探すのが面倒で、どうしても積極的にチャットを活用できない理由でもあったんですが、Chatworkとの併用で解決。
可能性は広がる！
実際に上記の環境で打ち合わせなどを行なってますが、とにかく楽だし捗る。
もちろん顔を突き合わせて無駄話しながらの打ち合わせも大好きですけどね！
友人や仲間とのグループ討論にはFacebookも。
Chatworkは、個人的にはどちらかと言えばビジネス寄りで、もっとプライベートなことはFacebookのグループを利用しています。
Chatworkでもいいんですが、そこまでがっつり使わないのであれば機能的にはなんの問題もありません。
なにより無料で使えるので気軽に使えますよね。
最後に
このようなウェブサービスなどを利用するにあたって賛否両論あるのは当然で、何時どうなるかわからないサービスなんて使うより、たとえレガシーであっても従来のやり方のほうが安心だ、という方もおられるとは思います。
ただ、うちのように小さな会社であれば社内のコミュニケーションや外部スタッフの方との連絡のやり取りなど、メールで行うよりもはるかに気軽ですし、電話で言った言わないのやりとりも減少します。
会社で僕が不在のとき電話があったとしても、Chatworkで僕あてに電話するようタスクを送ればいいだけ。
とにかく面倒くさいことを減らしたい、というのが僕の考えで共感できる人は一緒に楽しめばいいし、できなくても従来通りのやり方でやり取りすればいいじゃん、とこのやりかたに固執しているわけではありません。
会社もホームページをなくして、Facebookページだけにしようかと割と真面目に検討しております。
とにかく出来るだけ会社をフットワーク良くするためにはどうすればよいか、を考えながら試行錯誤してたどり着いたこのサービスたちでした。
